從發送傳真和維護文件到發送電子郵件和使用數字文檔,印度已經取得了長足的進步。到目前為止,這段旅程並不像看起來那麼簡單。人們花了幾十年的時間來適應和接受這種數字化的轉變。還有很長的路要走,但印度正在見證數字化的巨大發展。
即使在技術轉變之後,維護手工文檔的古老實踐仍然在進行,許多公司理解這樣做的必要性。有一些公司同時為客戶提供數字和手工文檔服務。記錄每件事都很困難,而且貨架科技私人有限公司當涉及到處理關鍵的文檔工作時。
在尋找印度最好的文件管理公司在美國,我們與shelf Tech Pvt Ltd.有過交集。在下麵的采訪中,Panchal先生,聯合創始人分享對公司運營和服務的見解。提前閱讀一些有洞察力的知識。
請向我們詳細介紹一下貨架科技有限公司。
貨架科技是一家由兩位創始人於2013年成立的公司,他們的想法是改變印度信息管理和記錄管理行業的運營方式。文件掃描、文件擷取和管理是我們提供的一些電子檔案管理服務。貨架技術為尋找電子文檔管理的客戶在場外或現場進行掃描,索引,文檔轉換和數據捕獲。我們與主要的檔案管理公司合作,提供完整的電子檔案管理解決方案,從檔案掃描到DMS的存儲和管理。
隨著印度經濟的發展和提供一個偉大的平台來構建業務的需求的增加,組織與規程或領域相關的更廣泛的活動將會增加,這些規程或領域被稱為治理、風險和遵從性(GRC)。在貨架科技,我們是客戶記錄的監護人。檔案信息管理(RIM)是控製和管理的專業實踐或學科。它被認為是組織在記錄生命周期中最關鍵的資產。
核心業務是識別、分類、優先級、存儲、保護、歸檔、保存、檢索、跟蹤和銷毀記錄。一旦生成了記錄,就會激活記錄控製以控製其訪問和傳播。人力資源人員可能會將文件與人事檔案分開,並將它們與控製日誌一起放在一個安全的櫃子中,以管理和跟蹤訪問。
角色安全性可以在存儲庫上設置,允許批準的用戶訪問。軟件可以識別正式記錄、版本、副本和分發。記錄管理人員使用記錄類型的分類或分類作為處理記錄的一種方法。這些分類有助於記錄生成、組織、存儲、檢索、運輸和銷毀等功能。物理文檔和電子文檔是最大程度的分類。
潘查爾先生,請簡單介紹一下你自己並介紹一下你的職業生涯。
我是一名商業(管理)研究生,在信用卡服務(公司卡投資組合)、IT運營和TPA等領域工作了十多年。在GE capital (SBI Cards)、Attra Infotech、E-Meditek等公司工作的經曆,培養了我優秀的領導才能,使我具備了獨立工作的能力和信心。這也讓我學會了在團隊和同事的壓力下工作,適應變化的情況,不斷創新,確保工作流程高效流暢。在貨架上獲得的經驗也幫助我對自己的行為負責,在截止日期內工作,並與不同層次的人打交道。
近十多年的跨行業、跨地域、跨規模的學習經驗,從零開始成為企業的一部分,在業務的各個方麵發展了深入的專業知識。
是什麼促使您冒險進入文檔管理領域?
在一個信息權利和消費者維權等嚴格合規規則盛行的時代,印度在信息管理方麵正在經曆巨大的變革。它要求每一個企業、政府和機構迅速作出反應。檔案和信息管理服務不斷發展。
技術進步、成本效益和增強的存儲和訪問方式需要與應用軟件進行不斷的修改和集成。數據安全和災難恢複解決方案隻是提供給客戶的關鍵服務中的一小部分。
你們為客戶提供什麼樣的服務?
主要服務包括收集、存儲和組織機密和時效性信息,包括與組織業務或交易相關的物理和電子記錄。幾乎所有大公司都使用異地存儲來保存對當前業務至關重要的文件,或者由於法律原因必須保存的不活躍文件。
信息管理服務包括分類和索引,以及數據保護、恢複和銷毀服務(如安全切碎)。數字文件管理服務可能包括將硬拷貝掃描成電子格式,以及實施電子接收和傳輸信息的係統。貨架科技提供:
- 存儲、管理和檢索物理文件。
- 掃描和索引積壓和檔案的能力
- 數字轉換
- 全托管文檔存儲(文檔管理軟件)
- 醫療保健信息管理(HIMS)
- 係統集成
- 商業智能
- 檔案管理解決方案
在進入文檔管理領域時,您遇到過什麼樣的挑戰?
盡管電子記錄所帶來的巨大問題最近得到了極大的關注,但重要的是要記住,從紙質記錄到電子記錄的長達幾十年的轉變可能還需要幾十年才能完成。因此,在許多情況下,記錄管理係統仍然主要基於紙張,許多組織保留了大量的紙張。
準備好並建立信心,以便將他們最重要的資產外包為文件,這從來不是一件容易的事情。盡管擁有文件的成本與日俱增,但改變心態從來都不是一件容易的事。
在疫情期間,貨架科技受到了什麼影響?在幫助客戶和維護員工安全的同時,你們采取了哪些措施來遏製損失?
今年3月,當冠狀病毒大流行促使市政府要求所有非必要企業關閉時,莫裏亞蒂的小企業被迫關閉。但當我們關門後,我們不得不想出不同的策略來維持業務,並與客戶保持聯係。我們知道總有一天我們會重新開張,但我們不想坐等,所以我們竭盡所能來保持銷售.
隨著疫情導致印度大部分地區關閉,數百萬小企業主麵臨著類似的問題。為了限製疾病的傳播,經濟和消費者都呆在家裏。為了維持運營,我們迅速做出改變,並設計出新穎的策略來修改他們的商業模式.我們一直致力於我們的軟件解決方案,以提供更全麵的解決方案,並針對在家工作的企業受眾。在家工作以前從來沒有被討論過,這是我們重新投資自己為企業提供數字解決方案的時候了。
對於年輕一代的創業者和發燒友,您有什麼建議嗎?
永遠不要失去希望,創業是一種生活方式。當你經營自己的生意時,很容易忘記打卡.如果你成功了,朝九晚五的日子就結束了,但要盡量區分工作和休閑。不要讓你的事業支配你的生活。在投資之前先把自己投資到生意中去。
從長遠來看,你對貨架科技的發展有什麼設想,未來的目標是什麼?您計劃如何應對文檔管理領域發生的變化?
目前,貨架科技公司正在尋找資金,以擴大其服務範圍,提供從數字記錄管理到存儲物理文件的完整360度解決方案,並促進在德裏、孟買、班加羅爾、海德拉巴和金奈等其他城市的擴張。這些城市擁有很多產業,檔案管理是當前的需要。該公司期待著擴展物理記錄管理倉儲模式的業務。
同樣的要求是增加5000平方英尺到10萬平方英尺的倉庫,以增強對客戶的覆蓋範圍和優質服務。此外,為了建立臨時物流中心,我們需要采購一批車輛和人力,以提高生產力和加強質量檢查。這將有助於我們減少對外包業務模式的依賴。有了三年的經驗,我們已經認識到我們的潛力。
已經掃描了1000多萬頁,範圍從醫療保健到電信,目前每周7天,每天24小時運行進程。我們正在管理遺留數據,並通過將數據轉換為電子圖像,幫助組織在線管理和檢索數據。我們哪也不去!公司需要像我們這樣的服務來幫助他們有效地管理他們的記錄。
與自由職業者、小型企業和公司的合作表明,除了記錄管理的核心服務之外,我們還可以提供各種各樣的服務,如數據處理、業務流程管理、可替代管理和電子商務履行。因此,貨架科技私人有限公司已成為一站式解決方案提供商,為客戶的信息和記錄管理需求,提供簡單和廉價的解決方案,從各種各樣的服務!
文檔管理領域目前的行業場景是什麼?
我們的電子記錄管理和文檔管理軟件服務也將是一個巨大的收入來源,因為大多數組織今天更喜歡電子存儲。這是經濟的,並提供了對現有信息的分析觀點。由於在疫情期間節省了大量資金,企業急於整合土地,從國內或海外搬遷。隨著當前快速的網絡和技術進步,我們為他們提供監控工具,以便在世界任何地方管理和執行任務。