不確定性永遠無法明確地預測或計劃,但對於各種規模的公司來說,了解危險在哪裏是至關重要的,尤其是在涉及到信息管理時。
信息管理和使能技術麵臨的主要挑戰是:
- 紙質文檔繼續占據主導地位
- 增加法規遵從性需求
- 儲存不必要信息的法律責任,還有
- 信息洪流- BYOD和其他技術的融合。
自動化技術在數字化中的作用
盡管自動化和技術的使用越來越多,紙張仍然是任何組織存儲信息的基本媒介。然而,從紙上的非結構化格式中提取相關信息仍然具有挑戰性。考慮一下統計數據:活動文件以每年25%的速度增長,辦公室工作人員每天花大約兩個小時搜索文件,經理每年花大約四個星期在紙上搜索信息,大型組織每12秒丟失一個文檔,並且重新創建一個丟失的文檔平均花費180美元。
支持技術和解決方案:
- 雲、移動和集成係統等技術隻能通過利用最新的技術來提高文檔驅動業務流程的生產力,這些技術不僅可以自動讀取而且還可以“理解”文檔中的信息。
- 企業內容和文檔管理係統(ECM1),除了將文檔按適當的類別進行索引之外,還可以從文檔中提取信息,以實現有效的信息檢索,這些軟件正在成為幾乎所有大小公司的IT生態係統中最重要的提高生產力的軟件套件之一。
請注意1:企業內容管理市場預計將從2016年的281億美元增長到2021年的662.7億美元,複合年增長率(CAGR)為18.7%。
挑戰:
- 技術挑戰仍然存在,特別是從手寫文件中提取信息,將語音數據轉換為可搜索的文本等。
法規需求遵從性——我們能擺脫紙質文檔嗎?
加強監管導致對物理和電子形式的存儲數據提出了更高的合規要求。監管機構對數字證據的依賴在增加,但對實物書麵證據的重視程度仍然很高。撒哈拉沙漠和印度的監管機構一直在新聞中22不得不管理一卡車的物理數據2.
因此,組織正在努力在保留物理數據和將其數字化之間取得平衡。其目的是確保數據可用於內部使用,或在必要時用於調查程序。大多數國家都有管理記錄和信息保存的法律。
與法規遵從性需求相關的風險:
- 今天的組織繼續“過度存儲”信息,以更安全地遵守監管需求
- 存在重複的物理或數字數據集(在多個位置/設備中)和相關成本
- 由於存儲不需要的和/或冗餘的數據,存在重大的責任風險
技術解決方案和挑戰:
- 使用文檔管理係統(DMS)(任何ECM的核心)的組織能夠顯著降低存儲不必要的冗餘數據的風險
- DMS作為一個單一的信息管理工具,用於確保存儲所需的數據,並在適當時清除不需要的數據,以符合法規
- 從電子郵件、社交媒體平台和聊天對話等多個來源收集數據的技術仍在不斷發展
- 消除冗餘/重複數據仍然存在技術挑戰
管理信息泛濫及相關挑戰
最近的新聞3.1雅虎和dropbox的數據安全漏洞,以及由此造成的信息丟失,再次表明我們生活在這個先進技術時代的嚴重風險。
BYOD策略的采用和移動設備存儲和處理數據的使用的增加為數據完整性和管理帶來了一個全新的維度。隨著負擔得起的數據分析和大數據引擎的出現,組織正在尋找以比以往任何時候都更智能的方式使用信息的方法。然而,這也導致大多數組織最終擁有不止一種技術解決方案,並不可避免地在多個平台上傳播信息。
更智能的現代DMS解決方案正在被組織采用,因為它能夠聚合來自多個平台的信息。任何提高DMS生產力的解決方案都應確保其存儲庫中包含的信息得到適當的訪問控製,同時防止任何繞過安全控製讀取信息的嚐試。
因此,涉及安全和智能技術的文檔管理解決方案能夠處理來自不同平台的大量數據,並能夠在需要時優化提取、存儲、分析、使用和清除,這是使大小組織的信息更有效率的需要。
作者簡介
Srikant Krishnan是一名特許會計師,在2011年成立dMACQ公司之前,他在四大會計師事務所工作了近25年,其中約有10年是在歐洲。作為dMACQ (www.dmacq.com)的聯合創始人,Srikant一直致力於通過dMACQ的數字化和技術解決方案為其跨國公司和全球客戶帶來提高生產力的解決方案。