當你設想在一個完美的組織環境中工作的新空間時,計劃一次辦公室搬遷是令人興奮的。然而,隻有當你真正意識到你必須為這次轉變或搬到一個嶄新的工作場所做多少安排時,恐慌才會開始。有了比喻和字麵上的移動部分,決定辦公室的移動有時會讓人不知所措。這是因為在轉移設備和考慮過渡工作流程的同時,你還必須考慮員工的舒適度。因此,提出一些相應的問題來做出正確的選擇:
1.你這個計劃背後的目的和目標是什麼?
反思一下從現有辦公室搬到新辦公室的原因。清楚地了解你在新辦公室需要什麼,哪些是現有辦公室沒有的。這將給你一個解釋,你最需要什麼從你的新辦公地點。
成功搬到新辦公室還能拉近客戶距離,提高利潤,增加收入。還有什麼?它還可以幫助供應商、戰略合作夥伴和組織增加他們的網絡機會。
2.辦公室的搬遷會影響你的生意嗎?
你是否打算在不考慮對業務影響的情況下就搬辦公室?那麼你必須知道,期待一個新的辦公空間可以給你一個更好的環境,以更低的成本。雖然辦公室輪班利大於弊,但搬到一個新的辦公空間很容易為員工帶來更多的精力,最終將提高他們的績效,改變產出,並為他們的業務節省一些成本。
3.你預期的工作安排是怎樣的?
在決定搬家之前準備一個明確的時間表,因為在計劃同樣的事情時,業務會有延誤。和你的同事討論日期,製定一個合適的時間表,靈活地選擇你的工作時間,同時也要考慮到它們,而不是孤立自己。在跳槽的時候,分配你的職責,為你的員工製定一個議程。為此,你需要足夠的時間來培訓他們,並為他們做好相應的準備——列出你的需求,確定你的資源,回顧過去的時間表,等等。
4.你打算如何告訴你的員工辦公室搬遷的事?
考慮員工的要求,並確保在跳槽前滿足他們的要求,這樣如果突然做出決定,他們也能適應新環境。永遠記住,組織中發生的任何變化都會首先影響到員工,這就是為什麼你需要讓他們了解所有正在發生的發展。這裏有一些要點,你可以做,以便讓員工全身心投入在你的計劃裏。
- 讓員工從一開始就參與進來
沒有特別的理由讓員工參與你的搬遷決定,相反,如果你的公司擴大了,你需要一個更好更大的空間,你需要向他們解釋搬遷的操作。另一個原因可能是你的租約已經到期,房東可能已經通知你搬家了。或者為了省錢,你可能打算搬到一個設施一流的聯合辦公空間。
- 概述一下你的員工將會發生的變化
有時,如果沒有適當地向員工解釋搬遷的確切原因,他們可能會感到有點不安。他們可能會感到焦慮,如果這個地區離他們的家很遠,他們會覺得每天上下班很不方便。
- 一定要列出離職的合理理由
大多數公司不會輕易考慮搬遷,但當他們真的這樣做時,他們會考慮所有可用的選擇,並與員工討論,以清楚地采取和給出建議。
- 與員工分享時,要製定一個時間表
提前製定時間表總是明智的。計劃員工需要打包什麼以及與房東聯係有時是一項艱巨的任務。你還必須考慮到不必要的項目,並製定一個清除清單。
- 一旦行動完成,傳達任何問題(如果有必要)
一旦你轉到一個新辦公室,確保傳達是否有緊急程序需要采取,或者隻是傳播關於房間、儲物櫃、洗手間等可用空間的一般信息。分享一些關於辦公空間的一般信息也是很好的,比如它提供的設施,或者是否需要預訂會議室等等。
5.在辦公室搬遷期間需要采取哪些業務注意事項?
在上下班途中,你希望盡可能減少延誤和幹擾,為此你必須預先安排會議,並列出需要盡早完成的重要任務。
最後的話
剛開始,從一個辦公室搬到另一個辦公室可能是一項艱巨的任務,但做好安排,擁有支持你的同事,可以提高工作效率和敬業度。從物理搬遷過程到員工管理,在規劃辦公室搬遷時,一切都必須考慮到。如果你擔心哪種辦公空間最適合你的業務,那麼我們建議像Workafella和Zioks這樣的聯合辦公運營商,它們分別位於孟買和加爾各答。從私人辦公空間對於靈活的服務,在這個工作空間中提供的一切都有可能幫助您的業務輕鬆增長。另一方麵,我們有Zioks,另一個共同辦公空間它將誌同道合的人聚集在一起,提供出色的設施和服務,其靈活的擴展功能可以輕鬆滿足您不斷升級的業務需求。因此,在這種完全集成的工作空間中移動會給你一種放鬆的感覺,而你的員工以及其他員工則會留在他們的工作環境中。